O Governo de Sergipe iniciou a implantação do sistema para Gestão Eletrônica de Processos e Documentos o e-DOC Sergipe. Nesta primeira fase, um total de 58 órgãos da Administração passa a protocolar e tramitar documentos através da nova solução, substituindo o uso do Sistema de Protocolo Integrado (SPI). A ação é uma iniciativa da Secretaria de Estado da Casa Civil (Secc), da Empresa Sergipana de Tecnologia da Informação (Emgetis) e da Secretaria de Estado de Administração (Sead).
A mudança gera impactos, uma vez que viabiliza a implantação dos outros módulos do e-DOC, que permitirão elaborar e tramitar eletronicamente a Comunicação Interna (CI), os ofícios e a modelagem dos fluxos de processos (workflow), como também o Parecer Técnico e o de Solicitação de Autorização ao Conselho de Reestruturação Administrativa e Financeira (Crafi).
“É com muita alegria que conquistamos este feito. A Casa Civil apoiou a implantação do e-DOC desde a fase inicial de concepção. A expectativa é de um ganho muito grande em produtividade, pois os órgãos poderão dar mais celeridade aos processos, com menos custo e menos danos ao ambiente, a partir da substituição da tramitação de documentos em papel, para uma sistemática eletrônica”, comemorou o secretário Oliveira Júnior.
Com o e-DOC introduz-se na administração pública uma prática avançada de gestão, já que permite um aprimoramento dos processos administrativos, propiciando um controle mais efetivo na tramitação de documentos entre os órgãos e secretarias do Governo. Bem como estabelece indicadores de eficiência e desempenho dos processos. “No futuro haverá ganho em transparência, na medida em que as decisões públicas estarão registradas de forma mais acessível para o cidadão”, completou o secretário.
Para o presidente da Emgetis, Ulisses Benedito de Paula, essa aplicação é coorporativa, pois abrange todos os órgãos e secretarias do Estado, possibilitando uma integração através dos recursos tecnológicos. “Este é o começo. Precisamos nos empenhar, em conjunto com os gestores de TIC dos órgãos, para concluir os demais módulos, colaborando para que o Estado preste, cada vez mais, melhores serviços ao sergipano”, informou.
Avanços
“Os usuários autorizados do e-DOC poderão acessar o sistema através da internet, no âmbito da rede integrada do Estado. Para isso basta utilizar o login e senha do Expresso Livre Sergipe”, explicou Francisco Rocha gerente do projeto do e-DOC. A solução difere do antigo SPI, que não permitia a tramitação online e nem a digitalização e anexação do documento.
“A partir de agora será possível anexar o documento digitalizado, que poderá ser tramitado eletronicamente, dispensando o deslocamento físico do documento”, esclareceu Francisco.
O total de 251 servidores foram capacitados para o uso do e-DOC, nas categorias de multiplicadores e administradores locais. Para garantir o pleno funcionamento do sistema, a Emgetis disponibilizou um grupo para suporte. “Definimos uma equipe de trabalho que está pronta para apoiar os usuários do e-DOC, no sentido de esclarecimento de dúvidas”, conta o gerente da área de Sistemas da Informação, Eládio Portugal.
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